كيف تكون “قائمة المهام” بوصلتك إلى النجاح؟

من أبسط وأهم أدوات الإنجاز قوائم المهام “To do lists”. فكيف نصمم قائمة مهام جيدة تعيننا على تحقيق ما نصبوا إليه؟

قائمة المهام المصممة جيداً بإمكانها أن تكون بوصلة حياتك، فبها تقرر أي المهام أحق بإهتمامك وعنايتك وأيها يمكنك تأجيله دون خسائر، على قدر دقتها على قدر إنجازك لأعمالك في مواعيدها المحددة دون تأخير، لأنك تنشغل بالعمل المناسب في الوقت المناسب ووفق درجة أهميته.

هناك أكثر من 10 طرق مختلفة لتصميم قوائم الأعمال منها البدائي الذي يعتمد على كتابة المهام المطلوب انجازها ومنها الأكثر تعقيدا والمصمم على اساس علمي كطريقة جامعة MIT.

من التجربة العملية والإطلاع على أفضل ما في كل طريقة منهم وجدت أن أفضل خطوات تصميم نظام عمل فعال وقائمة مهام ممتازة هو ما يلي:

• اكتب كل المهام المطلوب إنجازها في قائمتين واحدة هي المهام المطلوبة على المدى القصير وأخرى للأهداف وهي المهام المطلوبة على المدى الطويل. مهام المدى القصير هي ما يجب عليك التركيز عليه وإنهاؤه خلال اليوم، والقائمة الأخرى ستتحقق بالتدريج. عندما تنهي يومك وقد أنهيت مهامك ستشعر بالانجاز والرضا عن النفس وقارن بين ذلك وبين وضع كل مهامك في سلة واحدة لتراجعها نهاية يومك وتشعر ان لازالت عليك أعمال ولم تحقق شيء يذكر ! الأمر نفسي بحت ويؤثر في نفسك وحماسك فعلاً!
• لا تكتفي بكتابة المهمة أكتب بجوارها الهدف منها. لو كان في مهامك أن تتصل بوالدتك اليوم أكتب بجوار المهة “بر للوالدين، صلة رحم” هل يحدث ذلك فارق؟ يجيبنا علم النفس السلوكي: نعم ! يمكنك بسهولة تجاهل المهمة إذا كان الهدف “في رأسك” لكن سيصعب عليك جدا تجاهله وهو مكتوب.
• لتكون قائمة مهامك ذات جدوى اجعلها وسيلتك لتحقيق أهدافك، فكك الأهداف إلى مهام ثم جدول هذه المهام بما يكفل الانتهاء منها في يوم. لا تكتب في قائمة المهام مهمة تعلم تماماً انها لن تنتهي في يوم، لا تكتب “مشروعك” كمهمة واحدة متكررة من يوم إلى يوم ! فككه وجدول مهامه على أيام.
• ضع لكل هدف من أهدافك تاريخ محدد لإنجازه. ورتب المهام الموصلة إليه في إطار هذا التاريخ. بإمكانك تغيير هذه التواريخ إذا أقتضى الأمر والظروف. سيساعدك ذلك على تكوين مهام اليوم بما لا يعطلك عن تحقيق أي من أهدافك.
• من تجارب الكثيرين ومما يوصى به الممارسون أن لا تزيد قائمة مهامك اليومية عن 7 مهام من النوعية التي تستغرق 15بين ق ولا تزيد عن ساعة. فبهذا العدد يمكنك إنهاء من 5 إلى 7 ساعات من العمل المنظم المخطط خلال يومك، وتصور أن بإمكانك القيام بأكثر من ذلك هو أمر غير واقعي.
• من المفيد تجميع المهام المرتبطة ببعضها، بمعنى بعض المهام بطبيعتها تتطلب التركيز وأنت إنسان صباحي تكون في أعلى درجات التركيز في الساعات الأولى للصباح. ترتيب مهامك وفق طبيعتك سيؤثر كثيرا في سرعة إنجازك وجودة عملك. مثال آخر بعض المهام لا يمكن القيام بها إلا من المنزل، المكالمات الشخصية مثلا، فترتيب القائمة مع مراعاة ذلك، يجعلها أكثر تنظيماً وسلاسة ويساعدك في إدارة وقتك.
• هناك مهام “وهمية” تقتحم قائمتك فتضرها ولا تنفعها. يمكنك أن تخصص قائمة لكتابة أحلامك وما تصبوا إليه ولا تخلط بينها وبين أهدافك الواقعية المحددة التي احسنت التفكير فيها ووضع الخطط لتحقيقها. كل ما هو بلا ملامح لا يجب أن يشغل موقع في قائمة مهامك. راجع قائمة مهامك واحذف منها كل ما هو غير ذي معنى أو ليس له أهمية حقيقية أو بمعنى آخر كل مهمة يتيمة لا تنتمي لهدف محدد في قائمة أهدافك العملية والشخصية.
• عندما أوصيتك بألا تزيد مهامك اليومية عن سبع ذكرت أن يكون الوقت اللازم للإنجاز يتراوح بين ربع الساعة والساعة. من المهم أن تقدر الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة. لا بأس إن أخطأت التقدير مع الوقت ستحسن ذلك. وفي جميع الأحوال هذا أفضل من مجرد سرد للمهام دون تفكير حقيقي في مدى واقعية إنجازها في يوم واحد!
• من نصائح علم النفس أن تكتب المهمة في صيغة جملة فعلية فذلك يعطيها زخم ويحثك على أدائها. بمعنى أن “عيد ميلاد كريم” مهمة راكدة لكن “اشتري كعكة لعيد ميلاد كريم” هو “أمر” يطل عليك ويدفعك للإنجاز! بالمثل: تقرير الشهر مهمة تختلف في قوتها عن “كتابة تقرير الإنجازات الشهري وإرساله للمدير”. بحسب علم النفس هذا الفرق الي يبدوا بسيط في الصياغة ليس بسيط في الواقع، حتى أن “حًسن” إختيار الفعل وصياغة العبارة قد يحمسك او يطفئك !!!
• هناك كثير من المهام تعتمد على تعاون آخرين معك، عليك الانتباه لذلك، فتأخر احدهم في إمدادك بمعلومة قد يعطل مهمتك ويفشلها. ما هي هذه المهام؟ كيف تضمن أنك جاهز لأدائها ولن تتعطل؟ هل يقتضي ذلك إضافة مهام قبلها او بعدها لضمان اكتمالها؟ فكر في ذلك.

وأخيرا كيف تعرف أنك صممت نظام ناجح وقائمة مهام فعالة؟ ستعرف عندما تجدك تحقق أهدافك دون تأخير، ويمر يومك بأقل درجة من التوتر والضغط العصبي ولا يؤنبك ضميرك على مهمة تأخرت فيها أو نسيت موعدها.

لا تستصعب الأمر، هو فكرة ونظام متى أستوعبته ستقوم بتطبيقه بطريقة تلقائية وستسعد بالنتائج. تمنياتي لك بيوم عامر بالإنجاز وراحة البال.